Если вы читаете этот гайд, значит перед вами стоит задача организовать мероприятие, которое изменит динамику внутренней жизни команды. Ивент, которого ждут все сотрудники. Именно это событие будут вспоминать с улыбкой и гордостью за свою компанию.

Где найти тех, кто поможет воплотить идеи, и как гарантировать руководству результативность мероприятия? Рассказываем в этой статье!

Шаг 1. Определите цель и задачи мероприятия

Это может быть командообразование, поощрение сотрудников, празднование корпоративных достижений, представление нового продукта или просто развлечение.

Задачи мероприятия должны быть конкретными и измеримыми. Если у вас текучка кадров или конфликты между сотрудниками, то так и скажите. Не стесняйтесь быть честными и открытыми с агентствами, ведь мы на одной стороне!

Шаг 2. Определите бюджет

Бюджет, который вы готовы выделить на организацию мероприятия. Это поможет сузить круг потенциальных ивент-агентств.

Не рекомендуем скрывать суммы. Укажите хотя бы рамки бюджета, если не можете раскрывать конкретных цифр. Иначе есть риск, что вы не получите того, что хотели, или предложение не будет соответствовать возможностям компании.

Вы также можете сделать акцент на важных для вас пунктах, например, хедлайнер, диджитал-инструменты, креатив. Так агентства смогут понять, на что в первую очередь распределить бюджет.

Шаг 3. Составьте техническое задание

Техническое задание — это детальное описание ваших требований и ожиданий от мероприятия. Мы подготовили для вас целый гайд о том, как составить ТЗ для подрядчика, чтобы получить от ивента ожидаемый результат. Для перехода к гайду кликните здесь.

Шаг 4. Исследуйте рынок предложения

Составьте список ивент-агентств, которые специализируются на корпоративных мероприятиях. При выборе подрядчика обратите внимание на:

• опыт работы с компаниями вашего уровня и сферы деятельности;


• портфолио проведённых мероприятий;


• отзывы и рекомендации от предыдущих клиентов;


• уровень креативности.

Что ещё важно? Агентство должно иметь опыт не только в организации, но и в достижении конкретных бизнес-целей. Запрашивайте кейсы с результатами!

Шаг 5. Запрос предложений

Отправьте агентствам запрос предложений с детальным описанием ваших требований и ожиданий от мероприятия (см. пункт 3).

Что важно на этом этапе? Дайте агентствам достаточно времени на проработку предложения.

А что делать, если надо уже завтра? Предложите агентствам сконцентрироваться на основных моментах ТЗ, например, проработке креативной концепции.

Проведите дебрифинг, чтобы представители агентств могли задать дополнительные вопросы для качественной подготовки предложения.

Не скрывайте прошлый опыт компании в организации событий. Если переживаете за конфиденциальность информации, будьте уверены — любое агентство без проблем согласится подписать NDA.

Будьте вовлечены в процесс. Это позволит не только получить больше информации о компании, но и считать tone of voice, понять вашу логику. Если есть «пунктик», например, итоговое решение принимает лично генеральный директор, да ещё и «по настроению», то скажите об этом.

Шаг 6. Оценка предложений и выбор агентства

Оцените полученные предложения на основе следующих критериев:

• соответствие вашим требованиям, целям и задачам корпоративного мероприятия;


• креативность и оригинальность концепции;


• соответствие бюджету.

Шаг 7. Открытый брифинг

Организуйте встречи с несколькими лучшими агентствами, чтобы обсудить их предложения подробнее. Не всегда то, что удаётся уместить в презентацию, полностью отражает суть предложения. Кстати, пообщавшись с командой проекта, вы заранее сможете оценить, сработаетесь или нет.

А что делать, если нравится идея, но дорого? При получении такого предложения попросите агентство пересмотреть подход к статьям расходов, обсудите, что можно оптимизировать.

Шаг 8. Финальный выбор агентства

Выберите ивент-агентство, которое подготовило предложение наилучшим образом. Перед заключением договора убедитесь, что все детали мероприятия и условия сотрудничества чётко прописаны.

Помните, что успешно проведенное мероприятие — это не только ответственность и работа ивент-агентства, но и результат партнёрства между подрядчиком и командой клиента!